Menú

Partes Mensuales

Casi todas las empresas, necesitan que sus empleados les reporten las horas semanales o mensuales empleadas en cada tarea diaria o proyecto asignado, además, sobre todo en empresas de Consultoría o Outsourcing se requiere que dicho reporte esté firmado por el cliente en el que se encuentra el empleado.

Por tanto desde este módulo se puede llevar un control de las horas o jornadas que se dedican a un determinado proyecto o actividad.


---

CARACTERÍSTICAS:
• Creación y Tramitación electrónica de partes
• Integración con el correo electrónico
• Workflow de aprobaciones
• Utilización de la Firma digital o electrónica
• Accesible desde Lotus Notes o desde cualquier navegador Web
• Escalabilidad

---

FUNCIONALIDAD:

• Antes de la puesta en marcha de la aplicación, es necesario que los usuarios llamados "Administradores" configuren todo lo necesario para que la aplicación funcione correctamente, esto incluye:
• Configurar la ayuda para que los empleados creen correctamente los partes.
• Creación del documento para la visualización del Workflow.
• Configurar las notas del encabezado y pie de página de los partes.
• Asignar responsables de un área / departamento para que formen parte del flujo de aprobaciones.
• Asignar un área /departamento a cada empleado para que los partes sigan el workflow adecuado.
• Esta configuración puede servir para el resto de aplicaciones que requiera el mismo tratamiento de aprobaciones.
• La forma de utilización de la aplicación, es muy sencilla, el empleado rellena su parte y se tramita electrónicamente, este pasa por un flujo de aprobación donde intervienen diferentes firmantes hasta la aprobación o rechazo final del mismo.
• Si en vez de una firma electrónica o digital, se requiere una firma escrita, en papel, el parte se puede imprimir y proceder posteriormente a que sea firmado por el responsable /s que corresponda.
• Todos los firmantes en el flujo de aprobación, reciben en su correo electrónico o en uno creado para este fin, los partes de cada empleado, con un enlace al mismo, para su fácil acceso y localización.
• Para los firmantes existe un navegador, donde a través de las vistas podrán ver que partes tienen pendientes de aprobar, cuales han rechazado o aprobado y los que no se han realizado aún de los cuales es responsable, en una determinada fecha.
• Además podrá ver e imprimir un reporte de las horas dedicadas a cada proyecto o actividad.

---

WORKFLOW / CORREO ELECTRÓNICO

• Cuando un empleado crea un parte se envía un Correo Electrónico a su responsable inmediato y sigue el flujo de aprobaciones hasta que el último firmante haya dado su aprobación o rechazo final al parte de cada empleado.
• Cada vez que se aprueba o rechaza un parte se añade al mismo la firma electrónica del responsable, con la posibilidad de agregar en vez de esta su firma digital.
• En cada aprobación o rechazo se pueden incluir unos comentarios que se agregarán al mensaje enviado al siguiente firmante o en caso de aprobación o rechazo final, al correo que se envía al empleado. 




---

VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Para una mayor rapidez de gestión y acceso a la información hemos creado los siguientes navegadores y vistas:
Navegador para empleados 

		- En cada una de las vistas el empleado podrá: Consultar la vista Mis partes mensuales. Ver los partes clasificados Por año. Crear y tramitar nuevos partes. Ver la ayuda para la cumplimentación de los partes. Ver el flujo de aprobaciones que sigue su parte. Borrar partes que no hayan sido aún tramitados.
Navegador para firmantes
		- Los firmantes en el flujo de aprobación podrán ver los partes del área del que sean responsables organizados por: Partes pendientes de aprobación o rechazo. Aprobados o rechazados. Punto del workflow en el que se encuentran. Fecha de creación. Año. Empleado.
Navegador para administradores
		- Los administradores desde este navegador podrán: Configurar la ayuda para la cumplimentación de los partes. Crear el Documento para que los empleados puedan consultar el Workflow. Configurar las notas del encabezado y pié de página. Asignar responsables para un área / departamento. Asignar un área /departamento a cada empleado. Ver todos los partes y el estado en el que se encuentran.

---

ESCALABILIDAD

Lotus Notes permite la exportación de sus datos a MS Excel de forma automática, así podremos realizar un tratamiento especial de los datos.



---

SEGURIDAD Y ACCESO

• Al navegador de empleados, tendrán acceso todos los empleados, pero sólo a ver sus partes.
• Al navegador para firmantes, los responsables que formen parte del flujo de aprobación o Workflow, configurado en la aplicación.
• Al navegador de administradores, los configurados como tales en el control de acceso de la aplicación.
• La utilización y gestión de esta solución se puede realizar desde el cliente Lotus Notes o desde cualquier navegador Web, lo que permite que la información sea accesible desde cualquier parte del mundo y por cualquier persona autorizada, siempre, mediante identificación segura.
• Esta solución esta adaptada para Lotus Domino R5 y para la nueva versión R6, en la que nuestros expertos ya están certificados.

---


Esta solución tiene asociada una Documentación Técnica, que le mostraremos personalmente para adecuarla a la gestión y necesidades de su negocio.

Si quiere ampliar la información de esta u otras soluciones, no dude en ponerse en contacto con nosotros, en la dirección: juancarlos.trigo@brossoft.es o regístrese como cliente en la zona Contacto - Registro de cliente y nosotros nos pondremos en contacto con Usted.